Registro visitatori: chi c’è in azienda, adesso

Il registro cartaceo all’ingresso ha due difetti. Il primo è la privacy: chi si registra legge i dati di chi lo ha preceduto. Il secondo emerge in emergenza, quando bisogna sapere in trenta secondi quante persone ci sono nell’edificio e il quaderno è rimasto in portineria.

Il registro visitatori di Tulip risolve entrambi, e aggiunge una cosa che la carta non può dare: la vista unica di dipendenti e visitatori presenti.

Come si registra un visitatore

• All’arrivo, dal totem di ingresso: una webapp che gira su qualsiasi dispositivo — PC, Mac, tablet — e qualsiasi browser.
• In anticipo, tramite un link di pre-registrazione inviato prima della visita: all’arrivo il visitatore è già atteso.
• Con QR code: per visite continuative si assegna un codice valido per un intero periodo di autorizzazione, inviato via email o stampato.

Cosa potete configurare

• Tipi di visitatore con informazioni obbligatorie diverse: un corriere non deve compilare quello che compila un manutentore esterno.
• Motivi di visita e referenti aziendali, con messaggi di benvenuto e di saluto personalizzati.
• Documenti da mostrare all’arrivo: informativa privacy, istruzioni di sicurezza, dettaglio dei DPI richiesti.
• Multilingua, con italiano e inglese precaricati e traduzioni modificabili.
• Logo aziendale sul totem.
• Più punti di ingresso, ciascuno tracciato separatamente.

Durante e dopo la visita

Il visitatore firma direttamente sul display. Il referente aziendale riceve una notifica via email o SMS dell’arrivo. Se qualcuno dimentica di registrare l’uscita, la visita si può chiudere dal pannello di amministrazione, oppure si imposta la chiusura automatica a mezzanotte.

Lo storico delle visite può essere cancellato o anonimizzato automaticamente dopo un numero di giorni che decidete voi: è il modo pratico di rispettare il principio di limitazione della conservazione.

Integrato in Tulip

Il registro visitatori è una webapp indipendente, che funziona anche da sola. Se avete Tulip, però, diventa parte dello stesso sistema: i referenti sono i dipendenti in anagrafica, e le viste dei presenti in azienda mostrano insieme chi ha timbrato l’ingresso e chi si è registrato in portineria. In caso di evacuazione, il responsabile della sicurezza ha un elenco solo.