Gestione documentale HR: un archivio solo, con le regole giuste

I documenti del personale stanno ovunque tranne dove servirebbero. Le buste paga in una cartella di rete che vede mezza azienda, i contratti in un armadio, le carte d’identità in una casella di posta, il regolamento aziendale in un allegato inviato tre anni fa a chi c’era allora. Quando serve un documento lo si cerca; quando arriva un’ispezione lo si ricostruisce.

Il modulo documentale riunisce tutto in un archivio unico, dove ogni documento sa a chi appartiene e chi può aprirlo.

Tre livelli di visibilità

La differenza fondamentale non è il formato del file: è chi ha diritto di vederlo. Ogni documento nasce con una visibilità dichiarata, e da lì dipende tutto il resto.

• Visibile al dipendente — busta paga, contratto, CU, comunicazioni personali. Li vede l’ufficio HR e li vede l’interessato, nessun altro.
• Riservato all’ufficio HR — pratiche, corrispondenza, documentazione interna. Il dipendente non ne conosce nemmeno l’esistenza.
• Pubblico aziendale — regolamento interno, regole sul rispetto degli orari, procedure, comunicazioni generali. Disponibili a tutto il personale della ditta.

Nelle installazioni multiazienda la visibilità rispetta il confine della società: un documento pubblico di una ditta non compare ai dipendenti dell’altra.

Le categorie sono configurabili — busta paga, contratto, patente, documento d’identità, permesso di soggiorno, comunicazione HR, documento pubblico — e ciascuna stabilisce se il caricamento richiede l’approvazione dell’ufficio personale prima di diventare valido.

Le buste paga si distribuiscono da sole

È il caso che da solo giustifica il modulo. Caricate in blocco i PDF che arrivano dallo studio paghe, e il sistema li abbina ai rispettivi dipendenti.

L’abbinamento segue regole configurabili per categoria, applicate in sequenza. Tipicamente: prima cerca il codice fiscale nel nome del file, e se non lo trova lo cerca dentro al PDF. Perché i tracciati degli studi paghe non sono tutti uguali, e il file che porta il codice fiscale nel nome convive con quello che ce l’ha solo stampato in prima pagina. Le regole si aggiungono e si combinano, e il campo su cui abbinare non deve per forza essere il codice fiscale.

La parte importante viene dopo. Prima di confermare vedete l’esito, file per file: quali sono stati associati, a chi, e quali no. Per quelli in errore il sistema spiega il motivo — nessun dipendente trovato tramite codice fiscale nel titolo, nessuno trovato nel contenuto — e voi assegnate il destinatario a mano scegliendolo da un elenco. Solo quando il caricamento vi convince lo confermate, e i documenti diventano visibili.

Nessuna email da preparare, e soprattutto nessuna possibilità di allegare il cedolino sbagliato alla persona sbagliata: un incidente banale da commettere e molto sgradevole da spiegare.

Alla pubblicazione potete far partire una notifica email ai destinatari.

Richiedere documenti al dipendente

Il flusso funziona anche nella direzione opposta. L’ufficio HR crea una richiesta — carta d’identità in scadenza, permesso di soggiorno, patente, un attestato — con la data entro cui va evasa. La richiesta compare al dipendente nel portale, che carica il file da PC o da smartphone.

Il documento resta in attesa finché l’ufficio non lo approva: se qualcosa non va viene rifiutato con la motivazione, e la richiesta torna aperta. In ogni momento si sa a che punto è ciascuna pratica, senza rincorrere nessuno per email.

Scadenze e validità

Ogni documento può avere una data di scadenza — permessi di soggiorno, patenti, certificazioni — e un periodo di validità, dal giorno in cui entra in vigore a quello in cui cessa. Il nuovo regolamento aziendale pubblicato ad agosto ma valido da settembre resta visibile con la sua decorrenza corretta.

Le buste paga portano il periodo di riferimento, così il fascicolo del dipendente si legge in ordine cronologico invece che per nome file.

Chi ha aperto cosa, e quando

Ogni visualizzazione viene registrata. Nell’elenco dell’ufficio personale una colonna dedicata mostra se il documento è stato aperto dal destinatario oppure risulta ancora mai visualizzato.

Non è un dettaglio burocratico. Serve a dimostrare che una busta paga è stata effettivamente messa a disposizione, a sapere chi ha consultato una pratica riservata, e a sollecitare chi non ha ancora preso visione di una comunicazione che lo riguarda.

I documenti, poi, non si cancellano: si archiviano. Escono dalle liste operative e restano interrogabili, perché un documento eliminato è una prova che non esiste più.

Dove finiscono i file

Potete conservare i documenti nel database oppure sul filesystem del server.

Nel database la gestione è più semplice: un solo oggetto da salvare, un solo backup, nessun percorso da tenere allineato. Sul filesystem l’archivio resta leggero e le copie di sicurezza dei file voluminosi si organizzano separatamente, cosa che conta quando si accumulano anni di cedolini in PDF.

Non cambia nulla nelle funzionalità: è una scelta di come il vostro sistemista preferisce gestire spazio e backup.

Cosa vede il dipendente

Entrando in TulipWeb — lo stesso portale in cui chiede le ferie e consulta il cartellino — il dipendente trova due cose: i documenti pubblicati per lui, da scaricare, e le eventuali richieste da evadere, con il pulsante per caricare il file e la data entro cui farlo. Niente di più, niente di meno.

Insieme alla generazione documenti

Se avete anche il modulo Generazione documenti, i documenti prodotti dai vostri modelli finiscono direttamente nel fascicolo della persona: si generano e sono già archiviati, senza il passaggio intermedio di salvarli da qualche parte e ricaricarli.

Integrato in Tulip

Nessuna anagrafica in più da mantenere. I dipendenti sono quelli di Tulip, le ditte sono quelle di Tulip, le autorizzazioni sono quelle che già usate.