Generazione documenti: i modelli li scrivete voi, a compilarli pensa Tulip
Creazione automatica di documenti da template.
Ogni ufficio del personale riscrive gli stessi documenti decine di volte l’anno cambiando solo i nomi. Lettera di assunzione, informativa privacy, consegna del badge, scheda DPI, accordo di smart working: testi identici, in cui variano l’anagrafica e qualche clausola. Si parte dal file dell’ultimo assunto, si sostituisce quello che si ricorda di sostituire, e ogni tanto resta dentro il nome di qualcun altro.
Il modulo di generazione documenti risolve il problema alla radice: è una stampa unione sui dati che avete già in Tulip.
Come funziona
I modelli sono normali documenti Word, scritti da voi, in cui inserite dei tag al posto dei dati variabili. Al momento della generazione ogni tag viene sostituito con il valore preso dall’anagrafica: codice fiscale, data di assunzione, numero di badge, azienda, categoria, tipo di contratto, indirizzo, e qualunque altro campo vi serva.
Non c’è un linguaggio da imparare né un editor proprietario: se sapete usare Word, sapete costruire un modello.
Le clausole si accendono e si spengono
I documenti veri non sono mai solo campi da riempire: hanno parti che ci sono in certi casi e in altri no. È previsto il periodo di prova? C’è un accordo sindacale? Le ore straordinarie sono riconosciute? L’azienda fornisce l’alloggio? Quale delle cinque formule retributive si applica a questo contratto?
Nel modello queste parti si dichiarano come clausole opzionali, e al momento della generazione si attivano con un interruttore. Chi compila non deve cancellare paragrafi né ricordarsi quale variante usare: vede l’elenco delle clausole disponibili e sceglie.
È il punto in cui si smette di perdere tempo e si smette di sbagliare.
Tre passaggi
- Si sceglie il destinatario e il tipo di contratto o di pratica.
- Si scelgono i documenti da produrre: il sistema propone quelli previsti per quel caso, voi spuntate quelli che servono. Si generano tutti insieme.
- Si completa e si genera: i campi risultano già compilati dai dati in archivio, si attivano le clausole e si preme Genera.
Cosa potete generare
L’uso più immediato è la pratica di assunzione: lettera di assunzione nelle sue varianti contrattuali, informativa privacy, consegna badge, scheda di consegna DPI, accordo di smart working. Ma il meccanismo è generico e i modelli li definite voi, quindi lo stesso strumento produce proroghe e trasformazioni di contratto, certificati di servizio, comunicazioni personalizzate, lettere di richiamo, verbali di consegna.
Il modulo non è vincolato all’ambito del personale. Qualunque documento ripetitivo, purché i dati che lo popolano stiano in Tulip, può diventare un modello.
I modelli restano vostri
Sono file .docx che tenete voi. Quando cambia una clausola contrattuale, quando il consulente del lavoro suggerisce una formula diversa, quando l’azienda aggiorna l’informativa privacy, aprite il modello, modificate il testo e da quel momento tutti i documenti nuovi escono aggiornati.
Non dovete aprire un ticket, non dovete aspettare un rilascio, non dovete pagare una personalizzazione.
Insieme alla gestione documentale
Con il modulo Gestione documentale HR i documenti generati vengono archiviati direttamente nel fascicolo della persona, con la loro categoria e la loro visibilità. Si producono e sono già al posto giusto, pronti per essere consultati dal dipendente nel portale.